Stel je voor: je medewerkers voeren al vóór hun eerste kop koffie een prompt in bij ChatGPT. En jij hebt als werkgever of manager geen idee dat dit gebeurt.
Dit komt vaker voor dan veel organisaties denken. De risico’s worden daarbij geregeld onderschat.
Generatieve AI is inmiddels voor vrijwel iedereen toegankelijk. Uit een onderzoek van McKinsey & Company blijkt dat 94% van de medewerkers en 99% van de bestuurders bekend is met generatieve AI. Toch schatten leidinggevenden dat slechts 4% van de medewerkers AI inzet voor minstens 30% van hun taken. Medewerkers zelf geven aan dat dit aandeel drie keer zo hoog ligt.1
Tegelijkertijd blijkt uit onderzoek van Gallagher dat 71% van de organisaties geen richtlijnen heeft voor wanneer, waarvoor en hoe medewerkers AI mogen gebruiken.2 Medewerkers zijn dus al aan de slag, terwijl het management vaak onvoldoende zicht heeft op het gebruik en duidelijke afspraken ontbreken.
Waarom dit organisaties kwetsbaar maakt
1. Gebrek aan afstemming en toezicht
Wanneer medewerkers op eigen initiatief of via persoonlijke accounts AI gebruiken, verliest de organisatie grip op gegevens, kwaliteit en de naleving van regels. Uit wereldwijd onderzoek van KPMG International en de Universiteit van Melbourne blijkt dat slechts 34% van de medewerkers zegt dat hun organisatie beleid heeft voor generatieve AI. Daarnaast geeft 41% aan dat er binnen hun organisatie een verbod geldt.3 Een groot deel van het AI-gebruik vindt daarmee plaats zonder formele waarborgen.
2. Toenemende scepsis en wantrouwen
Harvard Business Review beschrijft een sterke daling van het vertrouwen in AI-systemen die zelfstandig beslissingen nemen.4 Verboden en onduidelijke afspraken kunnen die onzekerheid vergroten. Ze kunnen er ook toe leiden dat medewerkers hun AI-gebruik verbergen, waardoor verantwoord gebruik juist moeilijker wordt.
3. Minder grip op gegevens en kwaliteit
Als medewerkers zonder begeleiding openbare of gratis AI-toepassingen gebruiken, bijvoorbeeld via persoonlijke ChatGPT- of Copilot-accounts, nemen de risico’s toe. Denk aan datalekken, onjuiste resultaten, overtreding van wet- en regelgeving en werkwijzen die niet op elkaar aansluiten.
Als je verantwoord AI-gebruik niet faciliteert, maak je de organisatie juist kwetsbaarder.
Wat helpt: duidelijke afspraken en goede ondersteuning
Maak AI-gebruik bespreekbaar en stel beleid op
Leg vast welke AI-toepassingen medewerkers mogen gebruiken, voor welke werkzaamheden en onder welke voorwaarden. Onderzoek laat zien dat organisaties met beleid dat medewerkers ondersteunt bij AI-gebruik, een hogere acceptatie en betere resultaten bereiken.5
Regel zakelijke toegang vanuit de organisatie
Zorg dat medewerkers AI binnen een goed ingerichte omgeving kunnen gebruiken. Denk aan zakelijke accounts, interne richtlijnen, gezamenlijke werkafspraken en training. Een zakelijk ChatGPT- of Copilot-account biedt mogelijkheden voor centraal beheer, toezicht en naleving van regels die persoonlijke accounts niet bieden.
Investeer in kennis en training
Verschillende onderzoeken laten zien dat kennis, training en begeleiding het vertrouwen in AI vergroten.3 Als medewerkers begrijpen hoe AI werkt en welke afspraken en beveiligingsmaatregelen gelden, kunnen ze de technologie veiliger en effectiever inzetten.
Geef ruimte om te experimenteren en ervaringen te delen
Laat teams toepassingen uitproberen, de resultaten samen beoordelen en hun werkwijze verbeteren. Zo leren medewerkers de risico’s herkennen én ontdekken ze waar AI waarde kan toevoegen en welke verantwoordelijkheid daarbij hoort.
Waarom dit relevant is voor jouw vakgebied
Als ervaren marketingprofessional, manager of ondernemer weet je hoe snel nieuwe technologie het werk kan veranderen. Binnen de overheid en in sectoren als de auto-industrie en de maakindustrie zijn processen vaak complex. Kwaliteit, snelheid en de naleving van regels wegen er zwaar. Generatieve AI kan daar een concurrentievoordeel opleveren, maar ook strategische risico’s met zich meebrengen.
Stel dat marketing- of businessdevelopmentteams bij een autobedrijf op eigen initiatief AI gebruiken om gegevens te analyseren of teksten te schrijven. Dat lijkt misschien onschuldig. Zodra er klantgegevens of vertrouwelijke productinformatie worden ingevoerd, nemen de risico’s echter snel toe.
Met duidelijke afspraken, goede ondersteuning en een planmatige aanpak kunnen marketing en leidinggevenden richting geven aan verantwoord AI-gebruik. Zo houdt de organisatie grip op de ontwikkeling en kan ze tijdig inspelen op de mogelijkheden.
Welke afspraken gelden binnen jouw organisatie?
Weet jouw organisatie welke AI-toepassingen medewerkers gebruiken? Is er duidelijk beleid voor het gebruik ervan? En werken jullie met persoonlijke of zakelijke accounts?
Ik ben benieuwd hoe jullie omgaan met AI op de werkvloer. Wat wordt jullie eerste stap?
Bronnen
- McKinsey & Company, Superagency in the Workplace
- Gallagher, Most employers don’t have guidance for using AI
- KPMG International & University of Melbourne, Trust, attitudes and use of AI global report
- Harvard Business Review, Workers Don’t Trust AI: Here’s How Companies Can Change That
- ScienceDirect, The role of organisational AI policies in adoption